2.1.5 Políticas, lineamientos y manuales
En cumplimiento de lo establecido por la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, esta sección presenta las políticas, lineamientos y manuales que orientan la gestión institucional, en concordancia con el modelo de operación por procesos adoptado por la Unidad.
Políticas: documentos que establecen las directrices y compromisos institucionales frente a temas específicos, definiendo el marco de actuación para las dependencias y procesos.
Manuales: documentos que desarrollan de manera conceptual, técnica y metodológica aspectos relacionados con la gestión de componentes institucionales o de procesos, facilitando su implementación y seguimiento.
Políticas Institucionales
Establece los lineamientos estratégicos y operativos que orientan la identificación, análisis, valoración, manejo, monitoreo y comunicación de los riesgos en la URF.
Promueve el uso racional y ahorro eficiente de los recursos naturales, la gestión integral de residuos sólidos, implementación de prácticas de consumo sostenible de la URF.
Orienta la planificación, gestión y organización adecuada de la información y documentación física y electrónica, producida y recibida, desde su origen y hasta su disposición final, para facilitar su uso, conservación y preservación.
Establece lineamientos para la gestión adecuada de la privacidad y la seguridad de la información en la URF.
Permite construir la historia de la entidad desde su creación y hasta la actualidad. Esta memoria se construyó a partir de la recuperación de la información documental y mediante la recolección organizada del conocimiento tácito y explícito de los servidores que han hecho parte de la organización desde el inicio de su operación.
Define lineamientos generales para el aprovechamiento de los datos producidos y capturados por la URF.
Establece los lineamientos para el tratamiento adecuado de datos personales en la URF.
Fortalece el servicio al ciudadano en la URF, mediante la estandarización de los procesos de atención, alineados con las necesidades y expectativas de la ciudadanía.
Previene y preserva la seguridad y salud de los servidores, y mejora las condiciones del medio ambiente de trabajo de la URF.
Adopta formalmente las directrices, requisitos y condiciones para el desarrollo del teletrabajo en la Unidad.
Establece el compromiso de la URF con el bienestar integral de sus servidores, contratistas y pasantes, mediante campañas de sensibilización orientadas a fomentar estilos de vida saludables en el entorno laboral.
Establece los lineamientos mediante los cuales la URF articula su Plan de Emergencias con el del Ministerio de Hacienda, orientando la preparación, prevención y respuesta ante situaciones de riesgo que puedan afectar a servidores, contratistas, pasantes, visitantes y demás partes interesadas.
Manuales
Estructura un marco claro para el desarrollo de ejercicios de innovación, mediante la incorporación de conceptos, herramientas y métodos que impulsen la creatividad, optimicen la gestión institucional y promuevan la generación de valor público.
Provee una herramienta metodológica integral que oriente a los líderes de proceso y servidores en la formulación, seguimiento y evaluación de indicadores de gestión para fortalecer la medición y mejora continua.
Establece los lineamientos para la adecuada implementación operación y seguimiento de los procesos, políticas de gestión y desempeño mediante la definición de responsabilidades, directrices y aspectos técnicos para el mejoramiento del Sistema de Gestión Institucional.
Administra la producción de documentos del Sistema de Gestión Institucional, estableciendo las acciones necesarias para su elaboración, modificación, eliminación, divulgación y control, con el fin de garantizar su adecuada gestión y contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Unidad.
Gestión de la Información
Establece el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos de Archivo –MOREQ, mediante la definición de requisitos funcionales y no funcionales de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos – SGDEA, para la gestión adecuada de los documentos electrónicos de archivo, en cumplimiento de los estándares y criterios normativos.
Conserva y preserva la información de la URF, la cual se custodia en sus diferentes soportes en las instalaciones del contratista y/o Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante la definición de un conjunto de acciones desde su producción hasta su disposición final, para garantizar la integridad, autenticidad, perdurabilidad y accesibilidad de los documentos.
Fortalece la gestión documental, de acuerdo con las normas y directrices que regulan la función archivística, con el fin de preservar la memoria institucional y salvaguardar los documentos físicos y electrónicos producidos y recibidos por la URF.
Define las estrategias y mecanismos de desarrollo e implementación de los cinco componentes de la gestión documental, mediante su delimitación conceptual basada en las disposiciones de MIPG y el MGDA. Además del establecimiento de roles, responsabilidades, actividades, productos, periodicidad y herramientas idóneas de su operación, para garantizar la transparencia en la gestión de la información y promover el gobierno abierto y la seguridad digital.
Define el esquema de metadatos de los documentos de archivo electrónico de la Unidad, mediante el establecimiento de reglas para su uso y aplicación, en lo relacionado con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores, para asegurar la interoperabilidad entre los sistemas de información en el intercambio de documentos y sus datos asociados y preservar la información con criterios de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Desarrolla las estrategias y mecanismos mediante los cuales se implementan los componentes del modelo de privacidad y seguridad de la información, por medio de su delimitación conceptual y operación, basada en los lineamientos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- MinTIC, incorporando la gestión de riesgos, para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, la continuidad del negocio, así como la protección de la información y la privacidad de los datos de los grupos de valor y partes interesadas de la Unidad.
Establece las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de la URF; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos.
Define los lineamientos y directrices para la implementación, administración y optimización de las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo de los servidores, pasantes y/o visitantes durante el desarrollo de sus actividades, identificando, evaluando, interviniendo, controlando y gestionando, los riesgos a los cuales se ven expuestos de manera permanente, con el fin de evitar la presencia de accidentes, enfermedades y otras situaciones que puedan afectar su calidad de vida.
Establecer orientaciones de comportamiento ético en la URF, con base en principios, valores y compromisos que guían el cumplimiento de los objetivos institucionales y los fines esenciales del estado, para generar una cultura organizacional ética que fomente una gestión eficiente, comprometida, integra y transparente.
Establece las políticas contables de la Unidad, que deben ser aplicadas en la preparación y presentación de la información financiera, para garantizar que la entidad, aplica de manera integral el Régimen de Contabilidad Pública.
Establece lineamientos y directrices para el desarrollo de la gestión contractual que adelante la URF en sus diferentes etapas, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente, a los principios de la administración pública y facilitar la consecución de las funciones, propósitos y objetivos institucionales.
Establece los lineamientos para la operación del Sistema de Control Interno de la URF, mediante la presentación de la estructura de control y la definición de roles y responsabilidades por cada una de las líneas de defensa para contribuir al cumplimiento de la misión institucional y el mejoramiento continuo de la gestión.
Establece el propósito, autoridad y responsabilidad de la auditoría interna y determinar las responsabilidades que los distintos actores de la URF, tienen frente a la Auditoría Interna.
Promueve el adecuado comportamiento y cultura ética de los Auditores Internos bajo el cumplimiento de las normas internacionales para la práctica de auditoría interna, por medio del establecimiento y adopción de reglas de conducta, generando confianza en el desempeño de la labor de la auditoría y promoviendo la transparencia.
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